《商务与管理沟通》是一本由59.00元著作，491出版的图书，本书定价：2008-12，页数：，特精心从网络上整理的一些读者的读后感，希望对大家能有帮助。
《商务与管理沟通》读后感(一)：第6章 公文、幻灯片和屏幕的设计
设计精良的文稿是以读者为中心的。不能只顾及作者的创作目的,要设想着读者们要切实地在
这篇文稿指导下行事.
6).在左上角和右下角突出需强调的重点
6.3 报告用幻灯片的设计
在使用P o w e r P o i n t或其他的幻灯片设计软件时,谨记下列注意事项:
• 标题使用大号字, 4 4或5 0好为宜;副标题用 3 2号字;举例用 2 8号字。
• 每张幻灯片中包含 3至5个观点。再多的可放于另一张幻灯片上。
• 可以用公司的徽章、互联网上下载的网页或扫描进计算机的照片和图片点缀设计的幻灯片。
在确认图像的确同你的主题贴切并不含性歧视和种族歧视的前提下,可以使用计算机中的
预制图片库。
一个系列的幻灯片选用统一的背景平台,该背景应适用于你的主题内容。
放幻灯时,假如关灯,则选用亮色的背景;开灯则使用暗色的背景。背景和文字选择的反
差很大时,读起来会容易些。
6.4 互联网网页设计
好的网页不仅内容好,而且设计精良。
网页的封面很重要。雅各布・尼尔森指出:仅有大约 1 0%的浏览者会翻看封面后面的内容。为了吸引更多的读者打开并能继续翻看你们的网页,可以:
• 设计一个网页内容指南,这样读者可以根据自己的需要选择感兴趣的部分浏览。
设计得很好的文稿并非能对所有的读者产生效果。要知道自己的设计是否达到了预计的结
最佳的测试方式是观察读者在使用该文稿时的状况。读者在哪里停顿、复读或犹豫？为了
真正了解对方的分析思维过程,你可以: ( 1 )要求读者执行任务时“出声地思索”; ( 2 )在关键的
地方打断读者,询问他们的想法; ( 3 )当对方完成了实施的计划后,让他们描述他们自身的思想
经历。了解读者的思维过程十分重要,因为有的读者出于错误的分析也能得出正确的结论。这
公文设计不应该是写作完毕后给文章“穿上”的装饰。事实上,最好的公文要在写作的每
个步骤融合恰当的设计而创作出来。
• 计划时,要考虑到读者方面。他们很善于阅读吗？忙吗？会通读至结束还是跳读呢？
• 写作时,综合使用序列和标题等形式。采用一定的视觉效果因素将数字化信息表达得清楚
而有说服力。
• 从使用你设计的文稿的人们那里获取反馈信息。文稿的哪一部分他们认为不好理解？他们
是否还需要额外的信息？
• 修改文稿设计时,可参考本章中讲到的原则。
6.7 有效设计的重要性
如果文稿设计得很糟糕,不仅所代表机构而且整个社会都会受到不良影响。
“其次就是要简化。通过避免使用套话使语言简练,文风吸引人而友善。这一行业中
的企业习惯于认为无微不至、言无不尽就是好。我们则不以为然,想给读者一些他们能自
己理解吸收的东西。我们使用了明快的颜色和图标 . . . . . . 加之空白处 . . . . . . 重要信息改为黑体
加以突出 . . . . . . 所以即使只读标题和副标题也一样可以掌握故事的梗概 . . . . . . ”
“把看似很晦涩的内容传达得清楚、有说服力,精心设计是主要的方法。”
《商务与管理沟通》读后感(二)：商务与管理沟通结构性笔记: 第2章 树立良好的信誉
第2章 树立良好的信誉 P34
获得声誉的三种方法包括:换位思考、突出正面效应和使用非歧视性语言。
(1)换位思考式的写作总是从读者而非作者自己的观点出发。
(2)突出正面效应就是关注事态积极而非消极的方面。
(3)非歧视性语言是指言语中不以性别、身体特征、种族、年龄或其他任何标准为依据,而对某些人表示歧视。
2.1 换位思考
(1) 不要强调你为读者做了什么,而要强调读者能获得什么或能做到什么。以正面或中立的立场,强调读者想要知道的内容。
(2) 参考读者的具体要求或指令。
(3) 除非你有把握读者会感兴趣,否则尽量少谈自己的感受。
(4) 不要告诉读者他们将会如何感受或反应。
(5) 涉及褒奖的内容时,多用“你”而少用“我”; 褒奖的内容与作者和读者都相关时,尽量用“我们”。
(6) 涉及贬抑的内容时,避免使用“你” 为主语,以保护读者的自我意识。用被动语态或无人称表达法,避免归咎于人之嫌。
2.2 强调积极面
2.2.1 怎样强调积极面
下面有5种强调积极面的技巧:
(1) 避免使用否定字眼或带有否定口吻的字样。
(2) 从正面阐述。强调对方可以做的而不是你不愿或不让他们做的事情。
(3) 说明负面情况的产生原因或将它与对方的某个受益方面结合起来叙述。
(4) 如果消极面根本不重要,干脆省去。
(5) 低调处置消极面,压缩相关篇幅。
2.2.2 如何致歉
(1)错误很小且正在纠正中,不必笔头致歉。
(2)没有错误时,不用道歉。
(3)如果延误很久、问题很大, 就要以换位思考方式征求读者意见,问他们是坚持原定计划还是另有安排。
(4)致歉要尽早、简洁和真诚。
2.3 语气、力度和礼貌
商务写作的恰当语气应是专业但不僵硬,友善但不虚伪,自信但不傲慢,礼貌但不卑微。
注意事项会有助于你把握文章的语气:
(1)用礼貌头衔称呼其他机构中你不熟识的人士。
(2)注意词语力度的隐含意味。
(3)采用的语气对问题的表达影响不大时,直截了当更好。拐弯抹角会显得虚伪和不负责任
(4)必须报告坏消息时,考虑表述得模糊些。
如: John Hagge和Charles Kostelnick说,审计员的建
议书中从来不明言公司的帐务有违规现象。
他们常用三种更加策略的方式表达:具体的时间(现在,帐面很不正规。 ); 限定性评论(它好像......,它看上去像是......〕 ;无人称表达法(不提
谁之过,谁来纠正错误等)。
2.4 减少商务沟通中的歧视
非歧视性语言是指言语中不以性别、身体特征、种族、年龄或其他任何标准为依据对某些人
表示歧视。
参考：商务与管理沟通(中文第五版)
《商务与管理沟通》读后感(三)：商务与管理沟通结构性笔记: 第4章 文章要浅显易懂
4.1 好的工商管理公文的写作风格
好的工商管理公文的风格类似谈话,而不像那些深受好评的、传统的学术报告和终期报告
的文风那样正式。
确定公文的正式程度时,注重下面几点:
• 对从前与之接触过的人,要用较亲切和非正式的文风。
• 给从前不认识的人的公文,一定避免有任何的缩略形式、俚语或小的语法疏漏等。如果对
方可以接受缩略形式,可以在电子邮件中使用。
• 写作你不乐于接手的文章时要特别注意风格。例如:给你害怕的人写信或写信通告某个坏消息
等。 人们通常在承受压力或感到不安全时,写作使用名词比动词多,这样会增加文章总体的压抑感。
4.1.1 好报告的风格
报告有的在时过很多年以后还被人查阅,而且读者远远超出作者的想象,所以其风格较备
忘录和信函要正式一些。报告中应避免使用缩略词,首次出现的缩略词应完整拼写出来,且注
意人称代词的使用。翻阅报告的人很多,即使用了“你”也没有任何意义。
4.1.2 好电子邮件的风格
电子邮件是最随便的一种商务通信方式,和对话风格十分相似。但是,读者毕竟是在阅读,
而非对话或聆听,这类信函也要遵循一般书面通信或备忘录的规范。
好的电子邮件信息中,最重要的信息应置于主题栏或信函的第一句话。
大多数情况下,信函应该尽量简短,
控制在一屏以内。
电子邮件的写作要注意:
• 紧凑、简练,给熟人通信时可以使用些术语。
• 正确使用大小写。全文都用大写,看起来好像在大喊大叫,而整篇的小写字母十分孩儿气。
• 首先在文字处理器上将所有想到的都写出来,然后复读,最后再粘贴到邮件发送用的屏幕上。
• 读者对于偶尔出现的打字错误或其他失误都是可以忍受的。但是假如全文错误连篇,作者
就会给人以不专业的感觉。如果有电子查错系统,可以利用一下。
• 照顾全面。并非所有的电子邮件系统都具备完全一样的功能,所以在发送附件、特殊字体
文件和图片时,首先征得对方的同意为好。
• 专业且负责。设想你所写的一切都有可能成为你个人档案的一部分。批评第三者的信函,
完全有可能在你不知道的情况下被转发到了被批评的人的手中。就算你已经删除的文稿也完全
可以被回收查找到。
4.2 改进文章风格的真伪混杂的建议
有关文风的概括总结都只是真伪混杂的,因此必须有选择采纳或不予理睬。
4.2.1 写作如谈天
测试写作风格的最佳方式之一就是把写出来的语句大声念给三尺以外的人听。念时如果感
到文风过于正式或生硬,应该修改;这文章对读者当然也会显得生硬,甚至还有可能显得粗鲁。
不能上口的话不能写。
可是,上述情况的前提是口头表达要十分流畅才行。否则“写作如谈天”会误导出拖沓、
重复、无条理的文章。根据口语风格创作公文的初稿是可以的,然后一定要认真编辑,将其改
进为好的书写风格。
4.2.2 不要用第一称‘我’
频繁使用第一人称让文章显得过于以自我为中心;不必要时用了第一人称还会让你的观点
给人以不明确之感。但是,当你写的是关于自己亲自做的、说的或见的事情时,使用第一人称
‘我’不但恰当而且比借助被动式或‘笔者’等表达方法要流畅得多。
4.2.3 不用‘而且’或‘但是’为句首
句首使用“而且”或“也”等字样令后面阐明的观点像事后的想法。如果你想在公文中创
造出同期讲话般的效果是可以的,比如在某些推荐信中。如果你想让对方感到你是经过深思熟
虑的,那么,请把‘也’这样的字置于句中或换用其他的连词:“另外”、“进一步”等。
“但是”这个字告诉读者你要“换档”了,下面的观点不仅与前面的相反,而且比前者更重
要。类似的词汇暗示对读者的阅读很重要。只要段落显得流畅,即使用了“但是”为句首,也
是可以的。
4.2.4 不用介词结束句子
介词是表示关联的一些很有用的小词,例如:和......,在......里,在......下面,在......。
不允许用这类词结束句子,大概因为:(1)句末(和句首一样)是个表示强调的位置,而介词
属非强调成份。(2)读者读到介词时,通常习惯于介词后面还有内容,若置于句尾,后面什么
也没有了。
在求职信、报告和重要公文中,千万不要用介词结束句子。但是大多数的信件和备忘录并
没有那么正式,偶尔用介词结束一两个句子也是可以的。分析读者的情况,选择最有效的方式
即可。
4.2.5 大词让人印象深
学习一个原理时当然需要掌握原理表达的语言。毕业后没有人会仅仅为了证实你的确有某
方面的知识而让你写作。你要面对需要了解你所掌握的信息的人们,向他们讲话或为他们而写。
有时你会喜欢大词产生的正式和专业感。绝大多数情况下,大词会在你和读者间增大距离,甚
至导致误解。大词一旦用错会显得很蠢。所以用大词前先确认是否正确用词。
4.3 评估写作规则
有些既是写作规则,也是语法规范。例如:标准英文要求每个句子有一个主语和谓语,且
主、谓语要搭配。商务信函要求规范语法,但特殊情况总是有的。推销用的小册子、广告材料
和促销、集资信等为了获得特殊效果,可以使用句子的一部分。
另外一些写作规则是每个组织为了保证其公文的一致性而作的规定。例如:尽管语法规则
不要求,但有的公司要求信中提到的职务头衔首字要大写(生产经理等);并列句中连续‘ a n d’
(和)前要用逗号,但是语法上并无此要求。这种规则会因公司不同,要求不同。
还有一些写作规则是力图规范“什么是好的公文”的。例如:“不要用第一人称‘我’”和
“使用大词”等都是这类“规则”。使用这些“规则”必须依具体的交流对象、讲话环境、目的
和状况而定。你可以采用将无人称表达法和多音节词汇结合起来产生的语言效果,但只有在你
希望获得它们产生的距离感时才用
4.4 改进写作规则
改善文风需要
• 从白纸一张或空白屏幕开始,因为这样可以使你免受旧的句子结构的困扰。
• 试问自己W I R M I,即“我真正的意思是说。”, 2 然后把那些意思写下来。
• 试将初稿大声读给远坐在三尺外的人听。如果作者用词生硬,读者与听者会有同样感受。
• 让别人读出你的手稿。读稿人结巴时往往是因为用词与他们希望的不同之故。这些人结巴
的地方就是你的文章有待改进之处。
• 大量阅读,常常练笔。
• 反复研究修改后的句子
4.5 令文章浅显易懂的10种方法
令文章浅显易懂的十种方法:
选词时
1). 选用准确,恰当和熟悉的词
2). 在有必要和读者有常识的前提下,可以选用一些技术术语,一定不用商业术语
书写和修改句子时
3). 多使用主动式的动词
4). 加重句子分量用动词而不用名词
5). 结构要紧凑
6). 句子长度和结构富于变化
7). 用排比结构。具有同样逻辑功能的观点,采用同样的语法形式表达
8). 句中要照顾读者的感觉
创作和修改段落时
9). 大多数情况下用主题句为段首句,让读者一开始便对段落有所了解
10). 观点表述间使用连词
4.6 可读性公式与好的文风
可读性公式旨在客观衡量某读物容易读懂的程度。但是,由于考虑的因素不全面,该公式
只可用作衡量文风好坏的一个标准。
目前尚无公式将影响文章可读性的三个因素考虑完全:观点复杂程度,观点组织形式,文
章结构和组材方式。
4.7 各企业对文风的偏好
不同企业,不同老板对什么是好的公文标准各异。公司推崇的文风如果合理就可以采用。
相反,你的上司偏爱浮华的词藻和拖沓的段落,你可以试试下面几种办法。
• 尽管用本章节介绍的写作方法。有时,好文章能改变人的态度和看法。
• 帮助你的上司学习一些关于写作的知识。给他们读一读本书或书中的例子,这样他们就知
道了清晰、紧凑的文风对理解有多大的益处。
• 认识到文风不仅限于书面交流。一篇很难读懂的论文摘要可能会大损某组织的形象。
• 多问。储存在档案中的文本很多并非佳作,但是,后来者仍然会拿来抄袭,因为他们以为
它们代表着企业的标准。其实,上司们更赏识真正好的作品。
形成好的文风需要花费精力和努力,但这是值得的。好的文风可以使文章更有效果,好的
文风会使你成为公认的好作者而备受重视。
《商务与管理沟通》读后感(四)：商务与管理沟通结构性笔记: 第1章 商务沟通、管理与成功
第1章 商务沟通、管理与成功
沟通不只是口头和书面两种形式。全面地讲，沟通是同周围环境进行信息互换的一个多元化过程。高质量的沟通需要充分听取对方的需求和观点。
沟通有很多形式：
语言沟通， 面对面或电话交谈、非正式会面、电子邮件、信函、简报和工作报告等。所有这些都属于语言沟通，必须借助字词来实现;
非语言沟通，不涉及字词、图片、计算机图表或公司的徽章等。人际间的非语言沟通还包括微笑、会议中的座次、办公室的大小或是某人让造访客人等候的时间长短等。
1.1 沟通能力等于晋升潜力
1.2 不愿动笔的原因
1.2.1 观点1：秘书或专职写作者会替我写的
1.2.2 观点2：非写不可时，我会用借助于标准格式文件
培养独创性思维和良好的写作技巧这两种必要的技能，不但能更大限度地发掘个人的潜能，同时更有利于实现事业发展的目标。
1.2.3 观点3：我的工作是会计师而不是作家
1.2.4 观点4：干脆打电话好了
1.3 沟通的管理职能
1.3.1 听说沟通和人际沟通的重要性
听说、团队协作等非正式的沟通与起草文件、发表演说等正式沟通方式一样重要。
1.3.2 公司机关常用公文
1.4 公文的成本
1.5 低质量沟通的代价
1.5.1 时间上的浪费
1.5.2 精力上的浪费
1.5.3 商业信誉上的损失
1.6 高质量沟通的好处
省时间、令努力更有成效、将观点传达得更清楚、有益于树立良好形象
1.7 高效沟通的标准
优秀的商业或行政公文应具备5个基本特点：清晰、完整、准确、节省读者的时间以及传递友善的信息。
1.8 工商管理沟通的发展趋势
对质量和客户需求的重视，创业精神和业务外包，团队精神，多元化，全球一体化，新技术的应用，对法律和道德的关注，工作与家庭间的平衡，工作的目的和飞速的变化等。
1.8.1 对质量和客户需求的重视
向顾客提供高质量的产品和优质的服务是许多成功企业的生财之道。
越来越多的公司都在“力争上游”：向本行业中的领先企业看齐，领先企业则努力争取更上一层楼
注重质量和客户的需求，核心仍在于沟通。集思广益和团结协作等工作方法通常能收到事半功倍的效果。好主意、好办法通过沟通可以在公司普遍传播；创意者也能为大家所认识。要想真正了解顾客的需要，你既要聆听他们有声的意见也要关注他们那些无声的表示。
1.8.2 创业精神和业务外包
1.8.3 团队精神
结组或形成团队的优势在于能够互相学习，共同认识问题、解决问题，分散领导，互相协同而不是硬性分派任务，建设性地处理矛盾，鼓励人尽其才，恪尽职守。
1.8.4 多元化
1.8.5 全球一体化
1.8.6 新技术的应用
信息过载就是指信息传达速度超出信息接收人处理能力的情况。在信息时代，时间安排的主要目的在某种程度上是筛选出最重要信息，避免为琐事所累。
办公室沟通技术也影响着人们理解信息的方式。
1.8.7 对法律和道德的关注
企业管理工作的核心是协调各方达到内部一致和谐、对顾客、同事、下级尊重的方式，也可以使用歧视性的方法。
道德问题根本上讲是要讲实话，做到货真价实。对一些边缘性道德问题企业也要予以关注：努力成为模范环保公民；为员工提供良好的工作条件；服务于企业所在社区等等。
1.8.8 工作与家庭间的平衡
1.8.9 工作的目的
1.8.10 飞速的变化
批判性思维，计算机知识，解决问题的能力，写、说沟通能力和与他人良好共事的能力等
1.9 理解与分析商务沟通的具体情境
1、什么是最重要的—沟通对象是谁？不仅要考虑你个人的要求，也要顾及上司和读者。想让信息传送得最有效，就必须对方方面面考虑周全—股东，客户和管理层等等。沟通与各方的利害关系越大，越要考虑得全面—除了客观事实之外，还要顾及各方人士的感情因素。
2、应不应该沟通？有时，特别是你刚刚走马上任时，沉默往往是最佳策略，但要把握那些能学习新东西、产生影响和证实自己的机会。要利用交流促进个人事业发展。
3、使用什么沟通方式？公文和书面报告显得正规，但你要对沟通的信息把握有度。发电子邮件、打电话或顺访人家的办公室就不太正式。口头方式较适合于集体讨论决策的场合，误解可以较快地消除。这种方式看似比较私人化。实际上，沟通往往可以是多层次和多形式的。
4、沟通什么内容？信息的内容有时不必那么显露。说到多细致为好？要不要把对方已知的信息重复一下呢？问题的答案要看使用什么种类的公文、沟通目的、企业文化等具体情况而定。这些完全取决于个人，而没有一定之规。
5、沟通的技巧是什么？什么在先，什么在后，如何把问题讲清楚？沟通时的用词也会对对方的反应产生影响。
1.10 如何解决商务沟通总的问题
1.10.1 分析情境需要回答的6个问题
1、沟通对象是谁？沟通对象的哪些特征与此次沟通有关？如果沟通对象为一位以上的人群，成员间有哪些差异？
2、写作目的是什么？
3、沟通中必须包含哪些信息？
4、如何才能获得读者的同意和支持？哪些因素或利益能说服读者支持你？
5、预测一下读者会有哪些反对意见？你必须淡化或回避哪些不利因素和影响？
6、整体环境中有哪些方面会影响读者的反应？经济状况、行业周期、企业道德、沟通双方的关系或是别的什么特殊情况？
1.10.2 根据具体的沟通的对象、目的和情境组织信息
组材心理模式 现在，谨记下面三个原则即可：
(1) 好消息要最先讲。
(2) 主意目的或问题要放在主题句或首段的位置，从而让读者清楚地意识到所写内容对他们至关重要。
(3) 对于有成见的读者，也可以不像第二条那样，而采用婉转的方式阐明主题。
1.10.3 把公文设计得悦目
用主题句给读者以快捷提示
用标题将相关观点归类
用列举或缩进格式强调小标题和举例部分
数字标识的各点必须按顺序排列
使用短篇幅段落，通常六行或更短些
1.10.4 行文风格要友好、专业和积极
1.10.5 公文语言要规范，称谓、数字要准确
1.10.6 运用反馈信息增加文稿的针对性
练习 （未做）
参考：商务与管理沟通(中文第五版)
《商务与管理沟通》读后感(五)：商务与管理沟通结构性笔记: 第5章 构思、写作与修改
第5章 构思、写作与修改
精湛的演出看上去总是很轻松自如。生活中,每位舞蹈家、音乐家和运动员都知道,他们
取得的成绩全是平日刻苦努力、长期磨练、精益求精和全力以赴换来的。和这些艺术、体育项
目相同,写作技巧同样依靠大量的基本功。
为了做到事半功倍,可以只用 1 / 3的时间来真正“写作”;另外至少 1 / 3用来分析情境和读者,
收集信息,组织表达;还有 1 / 3时间复读初稿,针对写作目的和读者的需要修改篇章结构,改正
文中的语法、拼写错误,最后打印出的终稿还要反复审核。
道德与写作方法:
1构思时:
・试试灵感。在没有灵感时,与公司的朋友讨论,征求意见。
・查出信息来源。
・要假设各种文件是不保密的,纸上文章可以作为法庭证据;电子邮件可以不通告你而随便复制。
2写作时:
・不作不切实际的承诺。
・提醒读者你所提供信息的危险和局限。
・准确、完整。
3修改时:
・利用反馈信息修改用词及图片等容易引起读者误会的部分。
5.1 好的写作方法
没有什么万人通用、亘古不变的写作程序。但高水平作者与一般作者相比使用的写作方式的确不同。
1 好作者能:
• 意识到初稿并非完美之作
• 经常练笔
• 懂得将写作任务化整为零
• 把握明确的写作目的和以读者为中心目标
• 选用多种表达手段
• 灵活运用规则
• 初稿完成后再作编辑
研究证实专家与新手在写作中的区别在于,专家能更好地把握和分析创作动机和需要解决
的问题;对写作目的理解更深刻,选择的表现手法和技巧更多样;对篇章结构设计得更清晰。
专家往往比新手创作速度更慢,因为他们很少满足于交出“凑合”的作品。最后一点,专家们
自我评估个人作品时较新手有经验。
思考着写作的各个步骤并借鉴专家写作的好方法,你的写作水平也会越来越专业化。
5.2 写作过程
学者们一致认为写作大致包括八个步骤:构思、选材、创作、评估、反馈、修改、编辑和复查,
当然顺序未必一贯如此,每次写作也不一定全部经过上述八个步骤。
(1)构思:指的是你整个的思维过程,包括分析问题、定义目的、分析读者、构思观点、选择素
材、开列大纲等等。构思要考虑的不仅是指导全文写作的纲领而且也包括每个句子、每个段落
的具体写作安排。
(2)选材:是亲自选取所需资料的过程,有时很简单,只要你把现成的材料拿来即可;有的则要
涉及正式或非正式的调研活动 — 通过计算机查询、翻阅参考书或抽样问卷调查,甚至重点对
象方法。
(3)创作:过程可以在纸上或计算机屏幕上进行,也可以听写给记录机器或秘书。创作内容可以
是表格,断续的记录,意识流般的随笔,当然也可以是正式的文稿。
写作时, 1/3的时间我都用来构思。我认为分析写作目的和读者是动笔前最重要的一件事。
首先,分析文件的目的,是说明、论证还是其他。
第二,分析可能的读者。文稿当然要使读者容易理解。读者有时不止一个。
开始正式写作时,要列提纲。用小标题把文章的梗概写出来。
文稿一旦成型,要反复阅读、编辑,压缩句子,替换选词,检查拼写错误等。有的文
件看一次就行了,有的要反复看好几次。修改基本结束时,我最后再检查一下拼写。打印
在纸上后,再读一次,寻找打印和语法错误。然后请同事帮助复读,挑毛病。假如他能很
轻易地明白我的文章,读者们一定也可以。
(4)评估:是在复读初稿时再次审视自己的作品,包括写作的初衷和情境及读者的要求。复读时
要像读他人的作品那样重新检查自己的文章,只有这样才能取得最佳评估效果。读者能明白
吗？文章完整吗？有没有说服力？是否平易近人 ？
评估对象不只局限于文稿,还可以对经历的各个写作步骤进行评估。写作目的是否理解确
切？写作需要的资料是否完备？信息来源可靠与否 ？修改得彻底与否？
(5)反馈:是向别人咨询,让对方评估文章时获取的。同样,反馈也不只针对文章本身,对每一
个写作步骤也可以给予反馈。文章的篇章结构合适吗？ 修改后是否有所改进？ 终稿中还有没有打
印错误？
(6)修改:是根据自我评估和他人反馈过程中发现的问题对文章进行改动、增删、替换、重组等。
修改的不仅是个别字词,而且包括大的增删、替换等,因为作者重新审视具体写作目的和读者
需要后,想通过重新安排、组织文章使其更有效地达到写作目的,满足读者需要。
(7)编辑的目的是确保语言符合规范的要求和商务写作的原则。其中包括改正拼写错误、打印
错误和修辞及格式错误等。与修改不同的是,修改可以对文章整体内容作大的改动,而编辑注
重版面的加工。
(8)复查的作用是保证终稿中不再有任何的打印错误。
5.3 商务公文中的灵感、构思与组材
动笔之前至少用 1/3的时间构思和组材。开始创作时构思越完整,定稿前反复修改的遍数就越少。
创作构思不完善时,试试下面这些技巧:
• 试试头脑风暴法。先不加判断的情况下,将所有能想到的想法全部挖掘出来,有意识地想
出至少十几种想法来最好。头脑风暴法可以帮助作者克服过于挑剔或突破一个固有的思维定式,
因为最初的想法不一定是最佳构思。
• 试试自由创作。 强迫自己坐下来写,不停地写,连续写 1 0分钟不停,哪怕只有“我很快
就会想出些好主意”等这样的话也可以写。 1 0分钟后,再读一遍写出的东西,把其中认为好的
部分挑出来,再来一个 1 0分钟不停地写,复读时摘出值得保留的部分;再写......如此往复三四
次,你会发现已经有几段像样的段落形成了。经过组合也许草稿已经写成,也未可知呢。
• 试试聚类的方法。 把能想到的主题列在纸的中央然后圈起来。再将该主题涉及的相关论
点也写下来并圈起来。 (这些圈像你大脑里的一个个思维区域。 )一页纸划满时,找出那些重复的
图形或论点。用颜色将这些论点分类。这些论点就是写出备忘录中的读者受益、问卷调查中的
问题或报告内容的依据，想想公文的内容、布局和结构也会给你启发。
5.4 修改、编辑和复查
高水平的作者为了使初稿精益求精,总要推敲修改、编辑和复查,修改是为了文章内容更
有针对性。编辑 是对文章进行版面、文字上的改进,以避免文字、文法错误。复查 的作用是消
除那些打印失误。
5.4.1 修改什么
本书的每一章都在提示你,修改或起草文稿时要注意的问题。给熟人写的信函查一遍也许
就够了,给一位陌生读者写信或解决一个极其困难的问题时,相关文稿至少要修改三遍。第一
遍检查文章内容和表达的清晰程度;第二遍检查篇章结构;第三遍,遵照第 2和第4章的原则检
查文风和语气。
全面修改用核查表
内容和清楚程度
・你的写作目的完全吗？文稿是否已满足读者需要和你的组材需要— 你感觉好吗？
・你是否完整提供了读者理解和实施你的文稿中内容所需的信息？
・所有的信息准确吗？
・每个句子清楚吗？文稿中无明显矛盾的地方？
・逻辑是否清晰、有说服力？总结或读者受益等论据是否详细？
组材和布局
・组材方式是否适合写作目的、读者及情境要求？
・观点间的过渡是否自然？段落中的观点是否连贯？
・文稿的设计能方便读者查找所需信息吗？版面悦目吗？
・组材中强调的各点应该被强调吗？
・首、尾段落有力、 有效吗？
风格和语气
・文稿好读吗？
・文稿内容是否友善,是否含性歧视语言？
・文稿是否传达了友善意愿并有助树立良好信誉？
5.4.2 编辑什么
一边构思一边还要注意表达的准确性,这几乎是无人可为的,所以就算是高水平的作者也
需要后期的编辑。编辑总应在“修改”之后,花大量的时间订正了一个语法错误的句子,可能
在紧缩篇章和修改时被删除,因此改错是毫无意义的,有的作者喜欢将文稿打印出来再仔细编
辑。提醒大家:激光打印可以让文稿看上去很精致,但其中的错误却还没有改正。
检查下列各项内容:
• 句子结构
• 主谓语及名词与代词间的搭配
• 标点符号
• 词汇使用
• 拼写 — 包括专有名词的拼写
• 数字
编辑人员应对语法规则和标点符号的使用法有所了解。
5.4.3 怎么找出打字错误
复查时要同时利用计算机中的自动查错功能和自己的眼睛,眼睛有时可以挑出机器查错找不出
的毛病。复查时阅读速度必须放慢才能看到每个词。一种方法是用尺子或卡片挡住下面的内容,一
次只读一行。复查的难度在于作者不仅要看到白纸黑字写在那儿的内容,还要能“看到”应该写在
那里的是什么。复查不是自己写的东西会相对容易一些。所以有必要的话可以请审稿专家帮忙。
5.5 获取和运用反馈信息
反馈对文章水平的提高益处颇多。很多机构将反馈视为必须,所有对外的公文必须先得到
批准才可以发出。从公文起草、获得反馈、修改到获得更多反馈,整个过程成为循环
问读者的问题
大纲或写作提纲
・提纲的“大方向”对吗？
・要增加什么题目？要删掉哪些？
・还有哪些建议？
修改稿
・文稿是否满足了各方面的需求？
・是否满足读者需要？
・组材合理吗？
・哪一部分不清楚？
・哪些观点需要进一步说明？
・你还有哪些建议？
润色稿
・用词及句子结构还有无问题？
・有无前后不一致之处？
・有无打印错误？
・文件的布局是否合理？
5.6 引用
引用可以是句子、段落甚至整篇的文章等,总之是从以前的文章中节录到新文稿中的语言。
学术论文中使用他人撰写的材料都算是引用并须加注。但所有商务公文都归公司所有,引用以
前的公文内容时就不要求注明原作者等内容了。
有时引用的内容可以是年代很久的,例如许多法律文件,诸如房契和销售合同等。有时作
者所引用的就是自己写过的公文中的内容,比如,初稿中描述问题背景的材料,在建议书最终
获得批准时被引用到报告的终稿里;进展报告中描述个人工作情况的内容也可以引用到报告终
稿有关工作方法的那一部分,可能有时需略微改动一下。
5.7 克服作者的心理障碍和拖拉作风
传统的克服作者心理障碍的方法集中于减轻压力,简化写作任务或“降低风险”。
• 重新分析,界定问题、目的和读者。如果某个事实、限制或规定妨碍你的写作,忽略这个
障碍就是了,至少此次写作可以不考虑它。
• 试试灵感、自由写作和聚类法等方式的运用。
• 先写最容易写的那部分:小标题、报告中用到的表格、问题回顾等,总之你能写的内容,
文章的这些部分不必非以终稿中它们应有的顺序出现在初稿中。
• 做些不加思索便可做到的事情:散步、洗车、叠衣服等,一边干这些活儿,一边将脑子里
的观点“自言自语”。
• 向朋友解释你要写的东西,对着真人把内容讲出来比针对想象的读者把观点写成文章会容易些。
• 把自己的观点用图表、图片的方式表达,读者会更容易理解。
避免拖拉作风的好办法就是采取任何可能的奖励办法鼓励自己尽快投入写作。
• 设定固定的写作时间,到了写作的时间,一定要坐下来或呆在那儿,就算是写不出任何有
用的东西也要这样做。
• 创造写作的氛围。选用你认为好用的舒服的用具 — 笔、纸、计算机、椅子等。每次写作
时的用具要保持不变且放在同样的地方。
• 试试自由写作 — 每次不停地写 1 0分钟。
• 把自己所有的想法和担心全写下来。如果观点全是负面的,试着用积极的方式来表达。比
如:“我可以做到。”“我会再看看先不急于下结论。”“如果我继续下去,一定会写出好东西的。”
• 确立最低目标 (一个段落而不是一篇文章 ),达到目标后奖励自己。
5.8 科学技术与写作步骤
使用文字处理软件写作的作者要特别留心文章的修改和查错问题。由于文字处理软件中修
改很容易,有的作者在构思、修改、编辑和查错方面就变得不太注意了,不是将全文仔细地通
读,而是随着机器查错跳读。改完错就打印出文稿,待仔细一读又发现了很多错误。更糟糕的
是,用好的打印机印出的文稿看上去很干净,有的作者根本就不再复读或修改了。因为键入文
稿和在打字机上打出的文稿准确度上应该是差不多的,所以编辑和复读仍然是必要的。 1 5
文字处理技术的广泛使用大大提高了读者的期望。读者对公文的外表更关注,会更多地要
求作者修改公文。因为借助文字处理技术,修改打印错误、空格、边界、插入图片等都很容易。
对那些设计很糟,到处是明显错误或更正的公文,人们很难容忍 — 尽管有的公文仍是用手动
打字机打印的。
《商务与管理沟通》读后感(六)：商务与管理沟通结构性笔记: 第3章 沟通的信息应适应对方
3.1 分析信息传递对象的特点
分析对象的第一步就是认识对象为何人。组织内的信息沟通大多具有多个对象。
(1) 最初对象。他们最先收到信息,有时这些文件就是这些最初对象要求你提供的。
(2) 看门人。他们有权阻止你的信息传递给其他的对象,所以他们也能决定你的信息能否传
递给主要对象。有时让你起草文件的上司就是这类看门人;有时,看门人在公司的更高层 ; 还有
时,看门人来自企业外。
(3) 主要对象。他们可以决定是否接受你的建议,是否按你的提议行动。各种信息只有传递
给主要对象,才能达到预期的目的。
(4) 次要对象。他们可能会对你的提议发表意见或在你的提议得到批准后负责具体实施。次
要对象包括律师。许多年后,你的文件会被他们当作企业文化和政策的证明。
(5) 监督对象。他们既无权阻止信息传递,也不直接参与实施,但他们拥有政治、社会地位
和经济实力。他们密切注视你和主要对象间的信息沟通,依评估结果决定是否采取行动。
3.2 分析沟通对象的方法
分析对象的重要工具是常识和神入。神入是将自己完全置身于对方的情况,和对方共同感
知, 它要求不能以自我为中心。对方和你十之八九不尽相同,但是你要凭你对人、对企业的了解
推断对方最可能的反应是什么。
3.2.1 分析个人特点
当你给公司内外经常共事的朋友写材料或谈话时,你能对他们个人的特点进行分析。尽管
已经对对方有所了解,但是与信息传递对象中的每个成员交谈,同认识他们的其他人聊天,或
进一步观察对方,会帮助你很容易地掌握对方更多的情况。
Myers Briggs性格测试使用四组参数来确定人与人间的性格差异。 2 广为人知的一组是:内向
-外向。内向的人其活力来自自身内部;外向的则通过与周围人的相互作用产生活力。该测试中
另外三组参数为:知觉-直觉,理智-感情,谨慎-果断。知觉-直觉考察的是获取信息的方式。
知觉型通过感知获取信息;直觉型依靠事物间的联系。理智-感情量度的是决策的方法。理智型遵循客观逻辑作决定;感情型不必搞清决策依据,只是凭感觉好就决定了。谨慎-果断确定的是
人们对于确实程度的把握。谨慎型喜欢确定,果断型偏爱可能。
3.2.2 分析组织文化和语言环境
认真感知对象的工作环境和对象从属的语言环境。组织文化是该组织的价值观、信念和宗
旨。组织文化在自身的传奇经历和杰出人物中有形地加以体现,通过空间、资金和权力的分配
无形地反映出来。语言环境是对信息沟通中应采用的渠道、格式、风格,以及讨论的主题、方
式和论据构成等拥有相同看法的人的组合。
分析组织文化可以从下面这些问题开始:
• 该组织框架是纵向还是横向的？总裁和底层员工间间隔层很多还是很少？
• 组织中的晋升原则是什么？颁发奖励依据的是资历、教育程度、个人威望、技术发明还是
对客户服务的好坏？奖励范围是只限于少数上层人士还是人人机会均等？
• 组织是鼓励差别,还是要求平均？重视独立性和创造性,还是提倡随大流、听指挥？内部
有哪些故事？英雄和恶棍各是何许人也？
• 友谊和社交有多重要？员工对目标认同的一致程度和对共同追求的专注程度如何？
• 行为、语言和衣着的正规程度如何？
• 该组织的目标是什么？赚钱？为顾客和客户提供服务？增进知识？为社区做贡献？
3.2.3 分析团体中的个体
在许多情况下,分析你的对象时必须将他们当作团体中的个体来看待:“必须被告知欠了很
多所得税的纳税人”,“住在城市东北边的消费者”或是“有小孩子的员工”等。注意那些团体
所有成员的共同点。简单的概括不一定能涵盖团体中的每一位成员,但用同一种传递方式面对
所有成员时,必须将其共同之处概括总结出来。分析有时不用调查:要猜出被告知欠了很多所
得税的人的心态一点也不难;有时可以利用数据库获取有用信息;还有的时候,应考虑搞个原
始调查。
3.3 选择恰当的信息传递渠道
依其速度、传递准确度、成本、信息量、沟通对象人数、时效性和树立信誉能力等各方面
的不同,传递渠道各不相同。针对某一对象,出于某一目的或基于某一特定情境,渠道也有优
劣之分。
书面传递信息较容易:
• 展示繁复的财政数据。
• 说明法规、政策或手续的细节。
• 减弱不良情绪的渲泄。
当然,书面信息比电子邮件正式。电子邮件适用于同已经熟知的友人之间的日常通信。使
用纸张给第一次接触的人写信比较正式些。
口头传递信息较容易:
• 用感情打动说服对方。
• 将对方的注意力集中在某一点。
• 回答问题,解决冲突,达成共识。
• 对原原本本呈现会令人难以接受的建议适当加以润色。
• 敦促对方尽快将建议付诸实施或给予回复。
预约会面和口头汇报比打电话或在大厅里拦住某人谈话要正式。
无论使用口头还是笔头方式,传递的信息越正式,采用的传递方式就应该越正规。口头和
笔头传送信息有很多相似之处:
• 信息都要适合于对方的要求。
• 向对方说明他们可以从该建议、政策、服务或产品所获得的利益和好处是什么。
• 克服对方可能提出的异议。
• 采用换位思考的方式并强调积极方面。
• 利用视觉效果阐明或突出某些材料。
• 明确说出希望对方采取的实际行动。
传递渠道的选择有时取决于沟通对象。
3.4 运用对象分析结果调整传递的信息
如果对沟通对象了如指掌而且语言能力较强时,对沟通对象进行的分析和传递合适的信息
可以是完全下意识的。如果对对方了解不多或该信息十分重要时,一定要花些时间进行系统分
析并有意识地运用分析结果指导文件的修改。
分析具体一个读者时,别忘了他的工作环境。无论怎样,读者的反应不仅受个人感受和喜
好的影响,而且与企业所处的政治环境,经济状况和当前时事等都有联系。
3.4.1 读者对信息的第一反应会是什么
1. 读者会认为这封信很重要吗
对自身事业发展很重要的信息,读者不但读而且会采取行动;反之,他们可能会忽视。
假如读者认为你的信息不重要,那么:
• 用主题句或第一段向读者昭示该信息既重要而且和他们有关。
• 把应付诸实施的内容尽量简化。
• 为信息内容得以实际实施设定一个可行的截止时间。
• 信息越短越好。
2. 读者对信息表达方式会有什么反应
读者过往同你、你所在企业和你传递信息的主题的接触 , 左右着他们对新信息的反应。对你
和你的企业抱有好感的读者会反应积极;反之,他们会很快就内容和表达方式挑毛病。对敌视
你本人、所在企业和职位的那些读者,应该:
• 努力避免用词傲慢、粗鲁、含敌意、冷漠或像家长一般。
• 通过强调积极面来减弱对方原有的敌意。
• 充分表现逻辑和对方会得到的好处。
3.4.2 读者到底需要多少信息
1. 读者对讨论主题知道多少
读者对主题的了解程度是很容易被高估的。组织以外的人们很可能不了解你从事的工作。
即使是曾经在某部门工作过的人,现在也有可能已经忘了从前每天的工作细节了,更不用说组
织外的人们了。
如果你提供的信息对有的读者完全是新的内容,必须:
• 通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚。
• 将新的信息与读者已有的常识相联系。
• 通过分段或加小标题的方式使新的信息易于理解。
• 用文件草稿在传递对象的抽样人群中进行试读,看他们能否领会和运用你所写的内容。
2. 读者的常识来自平时的阅读还是个人经验
从亲身体验直接掌握的知识往往比间接从书本学到的更实际、可信。尽管有些人会把这些
经验视为例外、谬误或侥幸;我们自己则会视之为将来更好开展工作的基础。
想要根本改变读者对某一政策或政治的认识,必须:
• 在表达的信息中先对读者的早期认识予以认可。
• 用理论、统计数据说明长期和短期效果间的差别,或证明读者的经验在此不适用。
• 在不伤面子的前提下,提示读者情况已变化,态度和方法也应有所变化。
3. 读者应了解主题的哪些方面后才能赞同你的观点
当读者需要借助背景和已掌握信息方能赞同你的观点时:
• 用“如你所知”或“正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方有关的信息,避免让对方觉
得你认为他们根本不懂你在说什么。
• 把旧的或显而易见的内容放在从句中表达。
• 需要提示的内容过长时,可以用加小标题、单独成段,或列入文件和备忘录的附录等形式
表达。
3.4.3 需要克服的困难有哪些
1. 读者会不会持反对意见
已有主见的读者通常对变化很反感。写信给这些人时,必须:
• 开头先讲你们之间的共同点和一致的意见。
• 观点要清楚明确。有时一般读者认为很清楚的观点,在脾气大的人眼里都会被误解。
• 不要使用有煽动性的言论。
• 减小说明或提出要求等内容的篇幅。有可能的话,下次沟通时再提出此类内容。
• 说明你的建议是现有的最好的解决办法,但是它并不十全十美。
2. 读者能否轻易地达到你的要求
每个人的看法、习惯和心目中的自我形象各不相同。要一个人做那些与上述个人习惯相悖
的事,首先得说服对方改变态度和习惯,然而这种变化常常是很不情愿的。
如果你的要求做起来很费时、复杂或有身心方面障碍而难度较大,应该:
• 简化要求。如:使用能快速填好的表格,写信时附上一个印有回信地址的信封等。
• 分列出每个步骤,这样读者在完成时方便核对。
• 说明你的要求和对方的观点有很多一致的地方。
• 说明这样做不仅对你和你的公司有好处,而且对对方也有好处。
3.4.4.
强调哪些积极情况
1. 从读者的角度看的那些好处
这些好处有利于使读者相信你的观点是一个好主意,因此,表达的信息应充分强调这些好
处。
• 把好消息放在第一段。
• 读者得到的好处甚至可放在好消息之前。
2. 你和读者的那些共同的经历、兴趣、目标和价值观
团结一致的感觉有时比文件的内容更能说服对方,因此,应从道德、观念等各个方面来说
服读者。
如果只有一个沟通对象,或都是与你观点一致的对象,可以:
• 考虑用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处。故事的情节应有趣新颖,否则听起
来会像作报告。
• 写作风格宜尽量友善、非正式。
• 文稿中的结束语和敬称等要让读者感到对这个正式或非正式的集体的归属感。
3.4.5. 读者对文章的语言、结构和格式有哪些期望
1. 读者喜欢什么样的写作风格
好的作者可以调整其风格以适应读者的要求。有的读者认为缩写太随便,有的则认为传统
商务写作风格过于生硬。写作中,应做到:
• 根据对读者的了解,选用不远不近、十分友善的风格。
• 如果打电话和面谈时你一般直呼其名的话,文稿的结束语中也可以只用名字称呼对方。
2. 有没有激进或禁忌的词汇会令读者顿生反感
没有来得及说明某些词在该文稿中的含义是中性时,为得到得读者的认同,应:
• 避免对有的读者用情绪激烈的字眼:例如,罪犯、非美国人、女权主义者、极端主义者、
自由主义者。
• 根据与对方的交往经历,替换那些对方敏感的词汇。
3. 读者所需信息的具体程度如何
如果读者认为文件中提供的信息不够具体,其传递也不成功。若认识对方,可以直接问清
楚对方要求的具体程度;不认识则可以:
• 尽可能提供所有的相关信息,方便对方的理解和实施。
• 把所有信息加小标题分类,读者就可容易地从中挑选他们真正需要的内容了。
• 参照从前传递给同一对象的信息,以前传递信息的具体程度,十有八九现在也能满足读者
需要。
4. 读者会喜欢直接还是间接的结构呢
读者个人的个性和文化背景不同,所偏好的篇章结构也会有所不同。按照读者习惯的方式
组材能取得事半功倍的效果。
5. 读者对表达方式有没有特别的爱好,诸如长度、版式、脚注等
采用读者满意的长度、版式和脚注格式当然效果会好。如果做不到,则应:
• 认真修改文稿,确保相对短些的篇幅能包括所需要的信息,或长些的文章不要废话连篇、
没完没了。
• 采取灵活的策略满足对方。
• 在抽样人群中进行试读,看选用的结构促进还是干扰对文章的理解。
3.4.6 读者会怎样使用该文件
1. 什么情况下读者会想用这封信
在安静的办公室读信很容易。假如他们是在上下班的通勤车或电梯上试着读懂文章呢？文
稿的感官效果对理解和应用要么起障碍作用,要么起简化作用。
为了便于读者在办公室外阅读文稿:
• 要留足排版空间。
• 文稿用一只手拿起来不显得过大。
• 将内容分项标注。这样,被打扰中断后读者能很快找到读到哪里了。
• 外面要加塑料保护封皮。
2. 读者会把该文件作为参考大纲、指导细则还是诉讼依据
必须了解对方的用途才能正确选择最合适的组材形式和详细程度。例如,如果被用以决定
是否要起诉一家违反环保条例的公司,环境保护署的调查报告中必须列举很多细节;但是在一
封要求使用防污染设备的公司内部备忘录中则用不着那么多的详细资料,这时需要的是由生产
这种设备的厂商提供的有关设备安装和维护的信息。
如果信息被用作参考大纲,要:
• 设主题句便于存档和查询。网上公文要使用关键词,这样运用数据库搜索程序时容易找到
文件。
• 使用小标题,方便读者跳读文章。
• 提供联系人和办公室的电话,读者需要咨询时能联络到合适的人。
• 对那些简单易忘的细节要一一列明。
如果信息被用作指导细则,那么:
• 每个步骤要按时间顺序排列。
• 每一步要标上数码或附一个选择框,读者可以边按指定步骤操作边核对。
• 步骤很多时,可进一步将它们细分为每一小组 5至7个。
• 文章开始列出总的注意事项,涉及每个步骤时要再次重复一下具体注意的内容。
如果文件被当作诉讼的证据,就要:
• 既要有翔实的观察所得并注明日期,也要有由观察得出的推理。
• 把所掌握的信息完整详细地提供给律师,这样他们可以选择诉讼时应使用哪一部分。
3. 文件会不会存档
现在企业中任何重要的文件都会存档。知道文件会被存档时:
• 留出主题句。
• 半年或一年就会被遗忘的内容要详细说明。
• 草稿和定稿都要检查是否准确、完整和友善。
3.5 读者受益处
充分利用对沟通对象的分析结果,创作出高效的读者受益处。读者受益处是指读者在接受
你的服务,使用你的产品,执行你的要求或听取你的意见后会得到的好处和收益。在说明性公
文中,强调读者的受益可以用来解释为何要执行你宣布的政策,说明该政策是好的。在说理性
文章中,强调读者的受益可以阐明实施的原因并有助于克服对方的抵触情绪。
3.5.1 好的读者受益处的特点
好的读者受益处有 4个标准。每个标准对应着写作实践中的相关技巧:
1. 强调益处可以满足读者的要求
给不同读者写信时,强调的读者受益处应不同。
2. 受益处来自于产品(服务、政策)本身而非外部强加的
内部优势是在使用了某种产品或做了某件事情后自动带来的好处。外部优势则是附加上去
的,不一定是因为使用产品或做成事情,而是有人凭借权力决定恩赐给你这种好处。
内部优势优于外部优势,原因有二:
(1) 你想让别人做事情,但不是每次都有那么多外部优势。客户每定一次货,你不能总提供
优惠;下属做了他们应该作的工作,你也不能每次给予奖励。
(2) 研究发现,外部优势渐渐会让人们不再满意所购买的产品或不愿再遵从过去的步骤。
3. 逻辑清晰,详略得当
读者受益是一个声明或判断,说明只要读者做了一件事,他或她会有好处的。因此要分两
步说服读者:肯定那个好处一定会发生的 ; 向读者进行解释。 1 5
如果这一判断的逻辑有错误或偏差,这个所谓的读者受益是不会令人信服的。一定要修改
使之符合逻辑。
逻辑清晰只是一个方面,更重要的是让读者清楚逻辑推理的过程并提供足够证据向读者证
明所说的受益必然会发生。描述要生动、具体;下列情况中,需要的细节会更多:
(1) 读者从前从来没有想到过这种益处。
(2) 受益分长、短期。
(3) 一定要把受益描述得生动、感人 , 否则读者很难被说服。
4. 采用换位思考方式
如果写作时没有采用换位思考的方式,听起来会很自私,也不会达到应有的效果。施乐公
司撰写推销其复印机的宣传材料时,既描述了可能的读者受益也使用了换位思考的方式。与未
采用换位思考方式的宣传资料相比,效果好了很多 1 5 。在集思广益收集相关的读者受益阶段,
措辞和风格并不重要。但在定稿时,一定要采用换位思考方式。
3.5.2 怎样确认和强调读者受益处
尽可能地想出所有相关的读者受益处,可能比文稿强调的受益处要多出一倍多。然后从中
挑选那些最能打动读者或最能发挥你自己优势的益处进行强调。首先想到的益处不一定是最应
强调的。
有些读者受益处只能意会难以言传。使用下面的技巧,可能有所帮助:
(1) 了解能引起读者需求动机的感受、恐惧和欲望。
(2) 找出自己产品的客观性能或政策中有助实现这些感受(恐惧、欲望)的特点。
(3) 说明读者怎样利用介绍的产品和政策才能达到他们自身的需求。
1. 了解能引起读者需求动机的感受、恐惧和欲望
马斯洛的需求等级论是需求分析中著名的一派。 1 6 生理需求是最基础的,然后才是安全感的
需求,爱与归属感的需求,超越和认同感的需求,最后是自我实现和自我满足感。我们大家都
在这些需求间上下求索。只有先满足低层次的需求,才能再追求高层次需求。
2. 找出自己产品的客观性能或政策中有助实现这些感受(恐惧、欲望)的特点
有的读者需求 , 其满足条件显而易见;有的要好多条件才能满足;考虑时要力求全面。
3. 说明读者如何利用介绍的产品和政策才能达到他们自身的要求
仅强调特色未必能引起读者的购买欲。把特色同读者的利益相结合,提供必要的细节,会
使读者受益生动感人!
3.5.3 为什么强调读者受益能激发读者
读者受益可以改变工作人员和受益人双方的态度和行为方式。别人会对你更有信心,这会
鼓励你,使你更容易地达到自己的目标。
根据期望理论,人们只有在得知必然会成功或期待成功带来的回报时才能竭尽全力。 读者
受益处实际上就是在提示读者努力后可能到来的成功,从而克服了降低读者热情的两个不利方
面:有的人没有考虑到所有的好处;还有的人把握不好努力、付出和回报间的联系。
3.6 针对要求不同的对象写作、讲话
很多商务文件不是针对个人而是一大批对象的。如果信息传递对象的兴趣和知识水平相同,
上面列举的针对个人或类似人群的信息传递原则是适用的。
Rachel Spilka 说,多与公司内外的读者面谈、接触,对公司工程师们提高其公文写作水平
大有帮助。面谈中,作者把读者考虑到构思之中,理解了不同读者间的政治和社会关系,用口
头而非只是笔头的方式协调了彼此的矛盾。这样作者既能考虑内容,又能顾及结构和风格问题,
强调多数读者共有的观点和立场(如:减少浪费、提高生产力 ),而且减少定稿前需要修改的遍
数。
如果无法让所有人满意,先满足主管(看门人 )和决策者的意愿。
内容和细节的选择时:
• 为只想了解要点的读者提供摘要或总结。
• 文章的正文部分,尽量为决策者和有可能否决你的建议的人们提供细节情况。
• 那些决策者不需要但其他读者需要的细节,可以用附录、数据图、前期报告或别的方式列出。
组材应注意:
• 用小标题和目录,方便读者选择他们感兴趣的部分。
• 按照决策者的喜好组材。
正式程度应:
• 避免使用个人化的代词。文件供多个读者传阅时,你字就失去了特指的含义。
• 如果读者中企业内外人士均有,风格应较纯内部文件略正式些为宜。
• 给国外读者的文件,要采用较正式的文风。
术语和专业理论的应用:
• 对决策者的知识水平应有所估计。
• 用小标题标注背景信息和原理。那么,读者就可以根据自己的知识决定阅读和跳读的部分。
• 如果决策者知识水平高于一般读者,可以设词汇索引。文章一开始就让读者知道有这样一
个索引。