工作效率专家Carson Tate曾经有过一个有趣的比喻，她形容生活中的无数个目标就像一个个色彩斑斓的气球。

　　假设我们一只手一次只能抓住一个气球，当第三只气球飘过时，要么只能眼睁睁看着他飞走，要么就需要放开现有的气球。

　　太多的气球构成了生活中的无数诱惑。

　　于是我们总是希望写下更多的计划，将时间无缝对接，企图抓住更多的气球。

　　但这样的后果就是，一不小心就会陷入“忙碌”的幻觉：计划列了一大堆，日程排得满满当当，但是完成情况却不容乐观。

　　而且，有时候我们会为自己没有行动感到焦虑不安，无法完成的负面情绪会影响后面计划的完成情况，久而久之形成恶性循环。

　　为什么计划罗列了这么多，却总是完不成？

　　01

　　你无需完成清单上的所有任务

　　事无巨细地将任务都写下来有利于我们观察现阶段的处境，也可以帮助我们更好地规划，防止遗漏。

　　但是，有些任务是不需要现阶段就立即完成的事情。

　　如何处理这部分事情，是我们如何利用好“todo-list”的关键。

　　潇洒姐曾经说过，“一天24小时之内，你的内心之中，永远有优先级，而你一定会为其排序。”

　　把黄金时间留给优先级的任务，找到自己一天中最高效的时间段，然后把优先的任务解决掉。

　　在这个过程中，一定要专注地完成最重要的任务，而非多线作战。

　　明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy，在一篇09年的论文中，提出了一个概念，叫做「注意力残留」（Attention residue）。

　　他指出，人脑就像电脑一样，每运行一件事情就会占用一定的内存。

　　当你从一项未完成的任务A，切换到任务B时，由于A还没有做完，你的大脑中会有一部分资源，仍然在对A进行处理和运算，你会抑制不住地回想到任务A，从而影响你对于任务B的专注。

　　这部分仍然在处理任务A的资源，就叫做「注意力残留」。

　　一方面，「注意力残留」会占用我们大脑的认知资源，降低对任务B的投入程度。

　　另一方面，「注意力残留」会在我们的认知中造成多目标焦虑，影响我们投入任务时的心态。

　　因此，学会排序并在必要阶段屏蔽掉一些任务很重要。

　　那些当天没有完成的事项，请告诉自己：这没什么大不了的。不要把未完成的任务当做压力，因为，这些任务只是在等待属于它优先级的那一天。

　　02

　　了解自己的工作“效率风格”

　　Carson Tate基于对“个人生产效率”（personal pro）数年的研究，提出了“效率风格”的概念。

　　她认为，不同的人有着自己惯常的处理任务的风格。因此，并没有一种提高效率的方式可以适用于所有人，只有先了解自己和他人的效率风格，才能了解自己完成任务的方式和自身的优势、劣势。

　　她将人们大概分为4种效率风格，并表明，一个人可能主要表现为某一种效率风格，也可能是几种风格的混合。

　　看看你倾向于哪一类：

　　排序者（Pr）

　　排序者一般都是以目标为导向，拥有分析、实证、数据支撑的思维方式的人。

　　他们一般能够准确大量的完成工作，且能够有效的为任务分出轻重缓急。

　　他们热爱批判性分析；激烈的、基于事实的辩论；聪明而有效地利用时间；讨厌无意义的闲聊；信息/指令的不准确或错漏，喜欢直接提问、即时沟通。

　　他们的叙述方式往往是清晰、有逻辑的喜欢用专业术语和缩略词。但他们通常不太擅长情感类的沟通，可能会难以考虑到他人的感受。

　　Facebook 首席运营官雪莉·桑德伯格（Sheryl Sandberg）和Google第一位产品经理&首位女工程师玛丽莎·梅耶尔(Mar)，都是这类人。

　　计划者（Planner）

　　如果说排序者注重目标及结果，计划者就是重视执行过程的人。

　　他们一般都是细节控，喜欢严格遵守规则和标准，有条不紊地完成任务，“拖延”两个字在计划者的字典里几乎不存在。

　　在沟通方式上，他们习惯使用精确、谨慎的表述，叙述使用完整的句子或段落。

　　秩序可以为计划者带来安全感，因此，他们在执行过程中会稍显死板，或者无法从更大的视野上去考虑问题，对于问题过于拆分，而不够宏观。

　　英国前首相玛格丽特·撒切尔就是典型的计划者。

　　统筹者（Arranger）

　　统筹者常常充满热情，他们是情感导向的工作者。

　　他们通常会站在他人角度上考虑他人的感受和情绪，善于人际沟通和说服，相当于整个电影中的“制片人”。

　　统筹者擅长协调团队互动、调节气氛，建立人际关系，推销和说服他人，一般与统筹者共事都是比较舒服的。

　　但他们可能会有缺乏理性分析、逻辑思考的问题，有时他们也会因为太想要获得一个考虑到各方感受的解决方案，而忽略掉主要因素。

　　代表人物有诺贝尔和平奖的获得者特蕾莎修女。

　　构想者（V）

　　构想者是创新导向的人，擅长推动创新、建立未来的图景，喜欢开放地、整合地思考，识别出新的机会，喜欢挑战。

　　他们讨厌重复、缓慢的进度，死板、高度结构化的计划，讨厌过于追求细节和数字，以及被告诉“你不能做……”或者“我们一直都是这么做的”。

　　在沟通方式上，他们喜欢抽象、概念化的叙述方式，会用“想象”、“看见”、“预期”这样的词，善于使用比喻。

　　但他们可能不擅长具体的复杂任务，会忽略执行中的细节。

　　我们熟知的爱因斯坦，毕加索，达·芬奇，史蒂夫·乔布斯，都是“构想者”。

　　Carson Tate认为，了解自己的效率风格，你就会明白为什么自己会拥有和他人完全不同的目标，以及达成计划时不同的路径与风格。并以此来分析自己擅长什么样的工作或任务，发挥自己的长处来提升效率。

　　同时，你也可以观察周围人的效率风格，从而帮助你更好地与他人进行合作或互助。

　　03

　　学会“简单且真诚地”面对任务

　　不管你属于哪种效率风格，想要切实提高效率，都需要不断地摸索适合自己的方式，以下有几个认知层面的小tips，希望对你有帮助。

　　意志力是有额度的

　　在《自控力》一书中，作者将“意志力”确定为一种消耗品——像肌肉一样，科学锻炼就会越来越强，反之长期涣散，肌肉就会消失甚至萎缩。

　　正是如此，你的每次坚持，都可以视为“意志力”得到锻炼。“每天花5分钟的时间做冥想练习，可以提升你的自控力和注意力。”

　　当然，意志力不是无限的，它需要消耗身体的能量，也需要劳逸结合。

　　所以，要求时时自律这件事本身就是无法实现的，尽可能少的挑战自己的意志力，比如“减肥时就不要囤大量的零食，或将零食放在自己看不见的地方”，这样就可以尽可能减少消耗自己减肥的意志，从而更容易成功。

　　建立“对正面行为的成瘾”

　　“正面成瘾”（positive a）的概念，由心理学家W Glasser提出。他认为人们也会形成对正面行为的成瘾，而这对我们是有积极意义的。

　　与负面的成瘾不同，正面沉溺的程度是适度的，它往往限制在一个时间段内，只针对某种行为而言，而并不会统领或控制你的整个人生。

　　当目标细化到更容易实现时，我们做完的满足感会让我们更好地去完成剩余的工作，也就是我们常说的“正向反馈”。

　　长此以往，我们的大脑会更愿意去不断地完成，获得奖励。

　　必要时，跳出规则

　　现实生活中，当我们准备完成某个计划，我们通常都预想了一条有序推进的道路。

　　从起点A，到终点B，一条直线，简单明了。

　　但实质上，事物的完成并不是线性的，在真实情况下，过程曲折如下棋一般，不同玩家与不同规则、玩法的相互影响，会让所有的进攻和防守路径都变成复杂的网状结构。

　　最终你走出来的那条路，也会变成复杂路径组合而成的网状结构，并不是一条单一路径。

　　因此，有的时候，当自己被局限不能自拔的时候，不妨跳出框外思考（ think out of the box ），更加主动地揣摩事物本质，找出纷繁复杂的路线中，适合自己的那一条。

　　而这个时候，那条怎么走都走不通的路，似乎也没那么重要了。

　　在生活的琐事中，列计划可以让我们得到短暂的休息，给我们一种安全感，但正是这种安全感给了我们一种正在努力的错觉，并在未完成时反过来成为了我们的压力。

　　既然没有生活是不累的，没有工作是轻松的，那一定要让自己尽可能地高效，让自己“累有所值”。

　　上面的这些方法，希望能帮助你更好地完成。

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